Arquivo documental

Gestão documental do município: séries e sub-séries (pastas), documentos e versões, num serviço de arquivo próprio, isolado por município e com trilha de auditoria. Na consola o módulo tem um único menu:

Secção	Menus
Arquivo	Arquivo documental

O Arquivo é o destino natural dos documentos que o município produz ou recebe — actas, deliberações, correspondência, processos digitalizados — e é também onde o sistema deposita automaticamente os documentos oficiais que gera (guias, recibos, balancetes, mapas). Ver Arquivo automático.

Quem pode fazer o quê

As acções dependem de permissões do perfil (ver Perfis e permissões). O ecrã adapta-se: o que o utilizador não pode fazer não aparece.

Permissão	O que permite
arquivo.view	Ver a árvore, abrir pastas e descarregar documentos
arquivo.upload	Carregar documentos para uma pasta
arquivo.manage	Criar pastas dentro de pastas existentes; renomear e enviar para o lixo
arquivo.classificar	Estruturar o arquivo: criar, renomear ou apagar séries de topo (na raiz)
arquivo.share	Reservada a partilhas — sem ecrã nesta versão
arquivo.eliminar	Reservada à destruição definitiva — sem ecrã nesta versão

Raiz é estruturação

Criar, renomear ou apagar uma pasta na raiz do arquivo é um acto de classificação e exige arquivo.classificar. Dentro de uma pasta já existente basta arquivo.manage. Apagar uma série de topo arrasta todo o conteúdo — por isso a permissão é distinta.

Explorador

Arquivo › Arquivo documental. O ecrã mostra o conteúdo de uma pasta de cada vez, com:

• Trilho de navegação — Arquivo › Série › Sub-série…. Clicar num elemento do trilho sobe até lá; o primeiro botão volta à raiz;
• Tabela — colunas Nome (com ícone de pasta ou documento, tipo MIME e autor), Tamanho (as pastas mostram «—»), Versão (v1, v2…) e Actualizado em. As pastas aparecem primeiro, ordenadas por nome;
• Pesquisar nesta pasta… — filtra apenas o conteúdo da pasta aberta, ignorando acentos e maiúsculas. Não é uma pesquisa global do arquivo;
• Densidade — alterna a altura das linhas.

Clicar numa linha abre: numa pasta entra nela; num documento inicia o download.

Quando o serviço está indisponível

Se o serviço documental não responder, o topo do ecrã mostra o aviso «O serviço documental está indisponível de momento…» e os botões ficam desactivados. As permissões continuam a ser conhecidas, mas nenhuma operação é possível até o serviço ser reposto — contacte a equipa de sistemas se persistir.

Se, por outro lado, não for possível apurar as permissões do utilizador, todas as acções desaparecem (incluindo descarregar) e surge um botão Tentar novamente.

Criar pastas (séries)

1. Navegue até à pasta onde a nova pasta deve ficar (ou fique na raiz para criar uma série de topo);
2. Nova pasta;
3. Preencha e Criar pasta.

Campo	Obrigatório	Notas
Nome da pasta	Sim	máx. 255 caracteres; ex.: «Actas da Assembleia Municipal»

O diálogo indica onde a pasta vai ser criada («na raiz do arquivo» ou «em pasta actual»). Um nome já usado na mesma pasta é recusado com a mensagem do serviço.

Organize por série documental

Use a raiz para as séries principais (ex.: Assembleia Municipal, Conselho Municipal, Correspondência, Tesouraria) e as sub-pastas para ano ou tipo. O sistema cria sozinho as séries de que precisa para o arquivo automático (ex.: Tesouraria/Guias), pelo que convém não lhes mudar o nome.

Carregar documentos

1. Abra a pasta de destino;
2. Carregar documento;
3. Arraste os ficheiros para a área de carregamento ou escolha-os no computador. Cada ficheiro mostra barra de progresso real, com cancelar e repetir em caso de falha;
4. O diálogo fica aberto depois de cada envio, para carregar vários documentos seguidos; a lista de envios concluídos serve de recibo. Concluir fecha e a tabela já mostra os novos documentos.

Regra	Valor
Formatos	Qualquer formato (não há lista de extensões permitidas)
Tamanho	máx. 40 MB por ficheiro na consola; o serviço tem ainda um tecto por município (dms.max_file_mb) e uma quota total de armazenamento — ao excedê-la o carregamento é recusado
Nome	limpo de caracteres de caminho; cortado a 255 caracteres
Destino	a pasta aberta; carregar na raiz exige que o utilizador possa escrever aí

Documentos Office e PDF

Para ficheiros Office e PDF o serviço verifica se o conteúdo corresponde à extensão e recusa ficheiros de bloqueio temporários (~$…). Um ficheiro renomeado à mão (ex.: .docx que é na verdade .zip) é rejeitado.

Versões

Carregar um ficheiro com o mesmo nome para a mesma pasta não duplica o documento: cria a versão seguinte (v2, v3…) e mantém as anteriores no serviço. A coluna Versão mostra a versão actual. Nesta versão da consola não há ecrã para listar, repor ou comparar versões antigas (não verificado) — para recuperar uma versão anterior contacte a equipa de sistemas.

Análise antivírus

O serviço de arquivo pode analisar cada ficheiro com antivírus (ClamAV) no momento do carregamento. Quando a análise está ligada, um ficheiro infectado é recusado; se o antivírus não responder, o carregamento falha fechado (é recusado em vez de passar sem análise). Cada documento guarda o resultado — analisado, não analisado (antivírus desligado) ou infectado. A consola não mostra ainda este estado na tabela (não verificado). A activação do antivírus é uma decisão de instalação, não do utilizador.

Descarregar

Clique na linha do documento ou no ícone Descarregar. O ficheiro é entregue sempre como anexo — nunca é aberto dentro do browser, mesmo que seja HTML, SVG ou imagem — por segurança. Cada download fica registado na trilha do serviço documental.

Renomear

Ícone Renomear na linha → campo Nome (obrigatório, máx. 255). Renomear um documento mantém o conteúdo e as versões; renomear uma pasta passa a identificar a série. Na raiz exige arquivo.classificar.

Enviar para o lixo

Ícone Enviar para o lixo na linha → confirmação. Numa pasta, «e todo o seu conteúdo deixam de estar acessíveis no arquivo».

Não é destruição — mas o lixo esvazia-se sozinho

Enviar para o lixo é reversível em princípio, mas a consola não tem ecrã de lixeira nesta versão. O serviço destrói automaticamente o que está no lixo há mais de 30 dias. Se apagou algo por engano, peça a recuperação à equipa de sistemas dentro desse prazo. A destruição definitiva controlada (arquivo.eliminar) ainda não tem ecrã.

Todas as mutações — criar pasta, carregar, renomear, enviar para o lixo — ficam na trilha de auditoria do SGM, com o valor anterior e o novo.

Arquivo automático dos documentos gerados

Os PDFs e mapas produzidos pelo sistema recebem um código de documento no rodapé e são depositados no Arquivo, na série da sua origem (a pasta é criada se não existir). O mapa por defeito inclui:

Origem	Pasta de destino
Guia de pagamento	Tesouraria/Guias
Recibo	Tesouraria/Recibos
Comprovativo	Tesouraria/Comprovativos
Balancete	Contabilidade/Balancetes
Conta de gerência	Contabilidade/Conta de Gerência
Execução da receita	Contabilidade/Execução
Mapa de amortizações	Património
Relatório	Relatórios
Outros	Diversos

Regras de funcionamento:

• O depósito acontece na primeira geração do documento; reimprimir não cria cópias. O documento arquivado recebe o código e a origem como metadados;
• O arquivamento é feito em nome do utilizador que gerou o documento: se esse utilizador não tiver arquivo.upload (ou não puder escrever na série de destino), o documento é entregue ao browser na mesma, mas não fica arquivado — o sistema regista o facto no diário técnico;
• Documentos gerados por tarefas automáticas (sem utilizador) não são arquivados;
• O município pode desligar o arquivo automático nas definições de codificação; não há ecrã para isso na consola municipal nesta versão (não verificado);
• O prefixo do código é a sigla do município (configurável; por omissão derivada do nome).

Dê arquivo.upload a quem emite documentos

Para que guias e recibos fiquem de facto no Arquivo, os perfis de balcão que os emitem precisam de arquivo.upload. Ver Tesouraria.

Segurança do arquivo

• Isolamento por município — o município vem da sessão, nunca do pedido. Não há forma de pedir o arquivo de outro município;
• Cifra em repouso — quando activa na instalação, cada ficheiro é cifrado (AES-256-GCM) antes de ser guardado; o serviço indica esse estado nas capacidades. Ver o cartão de cópias de segurança em Auditoria & Segurança: a chave de cifra faz parte do que tem de ser copiado;
• Conta bloqueada — um utilizador bloqueado no SGM deixa imediatamente de aceder ao arquivo, mesmo com sessão aberta;
• Munícipes — só funcionários do município acedem ao arquivo; contas do portal do munícipe são recusadas;
• Trilha — mutações no SGM (aud_registos) e todas as acções, incluindo downloads, no serviço documental.

Retenção e prazos de conservação

O serviço suporta uma data de conservação por documento e a regra de notificação dms.doc.expiring avisa os utilizadores com a permissão respectiva 30, 15 e 7 dias antes desse prazo (ver Comunicação). Nesta versão a definição dos prazos não está disponível na consola e o processamento automático de retenção não está activo (não verificado). Prazos por série (pasta) não são aplicados — apenas por documento.

O que o Arquivo não faz nesta versão

• Não tem edição online de documentos Office (OnlyOffice): decisão deliberada — um arquivo guarda o original, não o sobrescreve;
• Não tem partilhas por link nem permissões por pasta na consola (as permissões são as do perfil);
• Não tem pesquisa global no conteúdo, favoritos, recentes nem lixeira visível;
• Não move nem copia entre pastas — carregue novamente na pasta certa e envie o original para o lixo.

Boas práticas

1. Crie as séries de topo antes de dar arquivo.upload aos serviços; só quem tem arquivo.classificar o deve fazer;
2. Nomeie os documentos com data e assunto (2026-03-12 Acta 04 Sessao Ordinaria.pdf) — a pesquisa é por nome;
3. Prefira PDF para documentos finais; carregue a versão corrigida com o mesmo nome para manter o histórico de versões;
4. Não use o lixo como «pasta de arrumação»: esvazia-se aos 30 dias;
5. Confirme mensalmente, no painel de segurança, que as cópias de segurança incluem o bucket do arquivo.